Come creare un risponditore automatico

Come creare un risponditore automatico
Published On: 14/09/2021Categories: Centralino, Funzionalità, Guide, Produttività aziendale

Hai un centralino telefonico ma ricevi troppe chiamate sulla stessa linea oppure i tuoi clienti vogliono parlare sempre con un altro responsabile? Scopri come creare un risponditore automatico, come funziona, e i vantaggi che può fornire alla tua azienda!

Che cos’è un risponditore automatico?

Il risponditore automatico o IVR (Interactive Voice Responder), è una tecnologia che è in grado di interagire con le chiamate telefoniche, attraverso la tua voce o attraverso i numeri della tastiera telefonica che vengono digitati.

Il risponditore automatico quindi interagisce nel momento in cui viene fornito un input da parte dell’utente che sta chiamando, e fornisce un output sotto forma vocale o tramite un indirizzamento diretto della chiamata, all’interno selezionato o a un secondo livello del risponditore stesso.

Quindi, alla domanda: ” Che cos’è un risponditore automatico? ” semplicemente si potrebbe rispondere dicendo che è la chiave per semplificare il tuo business, filtrando l’utenza in entrata dal tuo centralino.

Come funziona un risponditore automatico?

Il risponditore automatico ha una semplice funzionalità, ovvero quella di rispondere automaticamente alle chiamate in ingresso; funziona tramite una tecnologia che in base alla richiesta effettuata, fornisce una risposta diversa (da noi precedentemente impostata).

Guida l’utente, attraverso messaggi vocali registrati, alla sua destinazione specifica di chiamata, oppure a dei sottomenu con altre opzioni disponibili, in modo tale da essere indirizzato direttamente alla destinazione da lui desiderata.

A parole più semplici, come funziona un risponditore automatico? Attraverso una voce registrata risponde in automatico alle chiamate, smistando i tuoi clienti già nel giusto reparto, attraverso una serie di comandi personalizzabili, facendo risparmiare tempo a tutto il personale.

Configurare un risponditore automatico

Comunemente, i risponditori automatici sono dotati di interfacce simili tra loro, facili da comprendere, in modo tale che anche un utente con minima esperienza possa configurarlo.

Il risponditore automatico funziona tramite uno schema ad albero (come l’albero genealogico per intenderci), la frase iniziale del risponditore automatico viene posizionata al vertice dello schema, e da quella frase (file audio registrato o tecnologia text to speak) si generano le varie ramificazioni.

Prendiamo come esempio un call center che vuole dividere gli utenti inglesi da quelli italiani: come primo passo bisogna registrare il messaggio di benvenuto del risponditore automatico in tutte e due le lingue, in modo tale da poter raggiungere qualsiasi utente.

risponditore automatico

Esempi di risposta automatica

Usando come esempio il caso di un call center trattato nel paragrafo precedente, impostiamo due ramificazioni al risponditore telefonico di cortesia, ovvero: “premere 1 per parlare con un operatore italiano” e “press 2 to speak to an English operator”. In questo modo abbiamo filtrato gran parte degli utenti per corrispondenza linguistica, semplificando il lavoro dei nostri operatori.

Ovviamente possiamo applicare numerosi altri filtri dopo aver suddiviso i clienti per lingua, ad esempio “premere 1 per contattare il supporto tecnico”, “premere 2 per contattare il reparto vendite” e “premere 3 per tornare alla scelta precedente”, tutti questi esempi di risposta automatica ovviamente verranno chiesti anche nella versione inglese ma potremmo sicuramente fare illustrare dal risponditore altre domande magari più consone per i clienti stranieri.

Vantaggi del risponditore automatico – i 4 punti principali

  • Il risponditore automatico è una tecnologia completamente personalizzabile, può essere utilizzato per qualsiasi tipo di cliente, potendo inserire le proprie tracce audio, l’applicazione di questo strumento è molto versatile. Puoi ad esempio personalizzare le frasi in base a un periodo dell’anno (solitamente durante le festività o nel periodo di ferie) con un semplice comando, senza avere più problemi di incomprensioni con i tuoi clienti.
  • Le tue telefonate verranno gestite in modo molto più efficiente, indirizzando automaticamente chi chiama a chi sta cercando (reparto specifico, interno specifico, numero specifico) risparmiando tempo e rendendo molto più fruibile la chiamata al cliente. Grazie al risponditore automatico il cliente si sentirà subito accolto con un messaggio di benvenuto, assicurandogli un supporto rapido e sicuro.
  • Ormai il risponditore telefonico di cortesia è uno degli strumenti fondamentali da inserire nel tuo centralino, fornisce il supporto di un operatore aggiunto, sempre presente, con la possibilità di poter essere attivato o disattivato a tuo piacimento.
    Si integra perfettamente con la tecnologia di centralini in Cloud fornendo un vero e proprio supporto virtuale, con una qualità del suono superiore ai classici risponditori e con la possibilità di inserire qualsiasi traccia audio, anche musiche di attesa a scelta.
  • Nessun costo viene aggiunto al tuo abbonamento, infatti con il nostro centralino telefonico, il servizio di risponditore automatico è completamente gratuito e puoi sfruttarlo con le innumerevoli altre funzionalità di cui dispone.
    Se vuoi saperne di più, puoi contattarci in chat oppure parlare con un esperto chiamandoci al numero +39 02 808 97 951.

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