Come fare videoconferenze

Le videoconferenze hanno assunto un ruolo molto importante all’interno di una realtà aziendale. Nel corso degli anni si è passati da soluzioni su dispositivi installati in sede a servizi ibridi virtualizzati. Inoltre l’infrastruttura delle videoconferenze si sta muovendo verso il cloud.

1. Come fare una videoconferenza
2. Come funziona una videoconferenza
3. Info generali
4. Requisiti di banda
5. Numero di partecipanti
6. Creare una videoconferenza
7. Accesso alla videoconferenza
8. Condivisione dello schermo
9. Streaming videoconferenza
10. Registrazione videoconferenza
11. Invitare partecipanti a videoconferenza
12. Finire una videoconferenza

Come fare videoconferenze con WebRTC Kite

WebRTC Kite Videoconferenza si basa sulla tecnologia WebRTC e la soluzione di Kite e permette sia agli utenti PBX e agli utenti esterni di accedere alla conferenza tramite un link o una telefonata comodamente dalla propria scrivania in ufficio, senza più recarsi nella sala conferenza. WebRTC è una tecnologia relativamente nuova che consente al proprio browser web di essere sfruttato per effettuare videoconferenze, risparmiando tempo e denaro mantenendo allo stesso tempo i benefici della comunicazione faccia-a-faccia.

Come funziona una videoconferenzaWebRTC Kite?

Creare videoconferenze con questa tecnologia è semplicissimo e immediato, basta seguire la guida.

Caratteristiche

• Basato su WebRTC
• Audio/Video HD
• Numero massimo di partecipanti: vedere i requisiti di larghezza di banda (vedi capitolo Requisiti)
• Condivisione dello schermo e condivisione di applicazioni
• Accesso per gli utenti esterni tramite invito via e-mail, tramite link, tramite il numero di telefono
• Attiva / disattiva i partecipanti
• Allocazione dinamica di video
• Registrazione della conferenza (audio / video / condivisione dello schermo)
• Pianificazione delle conferenze (sincronizzati con il calendario di Google)
• Partecipare a una videoconferenza da WP600ACG / da PC
• Streaming live su YouTube e Facebook

Requisiti

Info Generali

• Browser: Google Chrome, Chromium, Safari 11 (supporta solo audio conferenza!)
• License Wildix (controllare https://confluence.wildix.com/display/DOC/PBX+Licensing+and+Activation+-+Admin+guide+-+English):
  • Service PBX: Collaborazione, KITE-MCU08;
  • User PBX: controllare https://manuals.wildix.com/licensing/
• Il numero massimo di chiamate contemporanee con servizio Kite e conferenza: 8
• Per Desktop Sharing: accesso alla Collaborazione usando il dominio wildixin.com

Aprire sul firewall porta 443/TCP verso:

• conference.wildix.com
• ws2sip.wildix.com
• videobridge.wildix.com
• turn.wildix.com

Controllare https://manuals.wildix.com/ports-used-by-wildix-services/

Requisiti di banda per videoconferenza

La larghezza di banda utilizzata da Wildix Videoconferenza è adattiva e varia per fornire la migliore esperienza sulla rete di partecipanti.

• Larghezza di banda minima richiesta:
  • In uscita dal partecipante: 300 kbps
  • Entrata al partecipante: 300 kbps
• Larghezza di banda ideale:
  • Le chiamate video di due persone:
    • In uscita dal partecipante: 2.6 mbps
    • Entrata al partecipante: 2.6 mbps
  • Chiamate video Gruppo:
    • In uscita dal partecipante in tutte le situazioni: 2.6 mbps
    • Entrata al partecipante con 5 partecipanti: 3.2 Mbps
    • Entrata al partecipante con 10 partecipanti: 4,0 Mbps

A partire da WMS versione 3.87, è possibile risparmiare l’utilizzo della larghezza di banda selezionando opzioni speciali in Impostazioni conferenza. Maggiori dettagli sono disponibili nel capitolo Accesso via web.

Numero di partecipanti

• Conferenze video: 25 utenti
• Sono state testate delle conferenze con un massimo di 60 partecipanti in cui fino a 4 partecipanti avevano audio e video attivati, mentre gli altri hanno partecipato in modo passivo (gli altoparlanti possono cambiare ogni volta)

Nel caso si ha bisogno di molti partecipanti, il live streaming è una valida alternativa, in quanto permette di creare una conferenza solo con quegli utenti che vogliono trasmettere i propri video, mentre gli altri possono assistere guardando e commentando.

Creare una sala conferenze

Dopo aver controllato di aver tutti i requisiti adatti, è possibile creare la videoconferenza. È bene tenere a mente che si consiglia di iniziare la collaborazione con il dominio “wildixin.com” per sfruttare anche la condivisione del Desktop con colui che ha creato la conferenza. Inoltre, non è possibile creare una videoconferenza da WP600A / ACG, ma solo partecipare se un utente PBX inoltra un invito.

1. Cliccare su “Creare una videoconferenza” nella parte sinistra dello schermo, vicino a “Recents”;
2. Nel menu a tendina fare clic “+ Video Conference” o scegliere di accedere ad una delle sale conferenze create in precedenza (esempio, in foto troviamo Emiliano Tomasoni Conference).

Il passo successivo è quello di invitare i partecipanti e programmare la conferenza:

1. Nome conferenza;
2. Inserire il nome o l’indirizzo email dei partecipanti alla conferenza;
   • N.B. Gli utenti PBX ricevono l’invito sia via email che chat; gli utenti esterni solo via email
3. Selezionare data e ora per pianificare la conferenza;
4. B. Il tempo e la data sono sincronizzati con il calendario di Google (evento viene aggiunto automaticamente)

Dopo aver compilato i campi, è possibile cliccare due pulsanti diversi:

1. Cliccare Invite per iniziare subito la conferenza appena creata;
2. Cliccare Invite and connect per inviare l’evento ai partecipanti e chiudere la stanza (il bottone è disponibile solo dopo aver cliccato sull’icona del Calendario e pianificato la conferenza).

Accesso ad una sala conferenze

Invito tramite email/chat

Sia gli utenti PBX che quelli esterni ricevono un invito via email

1. La conferenza è automaticamente aggiunta al calendario di Google;
2. Puoi accedere alla conferenza attraverso il link fornito via email usando Google Chrome browser;
3. Puoi anche accedere alla conferenza in modalità “audio-only” chiamando il numero locale del tuo paese, ammesso sia presente;
4. Numero ID della conferenza.

N.B. Gli utenti esterni non possono accedere alla conferenza se nessun utente PBX è attualmente collegato e presente nella stanza.

E’ da notare che l’invito attraverso la chat è disponibile solo per gli utenti PBX, i quali possono cliccare sul link di accesso o chiamare il numero di telefono indicato attraverso il proprio dispositivo Wildix.

Accesso videoconferenza via Web

1. Cliccare sul link della conferenza ricevuto via email o chat (solo per gli utenti PBX);
2. Inserire il proprio nome (richiesto solo per gli utenti esterni, non per gli utenti PBX) e email (opzionale) e fare clic su Connect.

Altrimenti accedere con le proprie credenziali di uno dei social network indicati

Dopo di che potrete configurare le impostazioni della conferenza:

Infine fare clic su Join per avviare la conferenza.

Controlli videoconferenza

Una volta creata la conferenza e avviata, è possibile anche gestirla attraverso una barra di comandi che uscirà nell’estremità alta dello schermo.

1. 
   

   Condivisione dello schermo

La prima volta che verrà cliccato all’interno di una sala conferenze, ci chiederà di installare l’estensione per la condivisione dello schermo. Scaricare e installare WildixScreenShare:

Altrimenti, è possibile installarlo prima di iniziare una conferenza (solo utenti PBX) andando su Impostazioni / Settings –> Estensioni / Estensions –> Componenti condivisione schermo / Screen Sharing component.

E’ possibile cambiare i permessi dell’estensione cliccando nel menu in alto a destra di Google Chrome –> Altri Strumenti –> Estensioni

Fare clic sull’estensione Wildix e selezionare uno schermo o un programma che si desidera condividere.

E’ da notare che nel caso fosse presente un altro monitor, si dovrà selezionare quale monitor condividere cliccando sull’icona Screen Sharing nella barra di controllo del menu Apple o nel menu Start Windows.

2. Condividere un link/collegamento

Questa funzione permette agli utenti della conferenza di lavorare insieme attraverso varie applicazioni web, come Google Drive, o interagire su un singolo documento.

Inserire il link che si desidera condividere con gli altri partecipanti della conferenza e cliccare Ok.

3. 
   

   Streaming conferenza live

Questa funzione è disponibile solo per gli utenti PBX. Essa permette di effettuare lo streaming live della conferenza su YouTube o Facebook.

Per avviare, cliccare sul pulsante e immettere la chiave.

https://www.youtube.com/watch?v=WzfPTJui_lk&feature=youtu.be

4. 
   

   Registrazione videoconferenza

Cliccare su Record e poi Start per avviare la registrazione.

Per bloccare la registrazione, fare clic su Stop recording e subito dopo Ok.

Una volta interrotta la registrazione, il file della registrazione li troviamo cliccando su View Recording.

Infine, per scaricarli basta fare clic sopra ai vari file e verranno salvati nella cartella Download in formato *.mp4.

5. Attiva / Disattiva il microfono

6. Avvia / ferma il video

7. Mostra / Nascondi chat

Per inviare i messaggi, cliccare Invio dalla tastiera per inoltrare i messaggi.

Inoltre è possibile anche inviare i file attraverso la chat. Ci sono due metodi: trascinare il file dal PC e rilasciarlo nella finestra di chat, oppure fare clic sull’icona Paperclip e selezionare il file.

E’ da notare che gli altri utenti vengono avvisati di nuove chat attraverso una notifica nella barra di controllo della conferenza.

8. Modalità a schermo intero

9. Chiama la conferenza

Visualizza la richiesta che spiega come inserire la conferenza in modalità solo audio.

• Gli utenti PBX che voglio accedere in modalità solo audio devono chiamare il numero 98XXXXXXX, dove 98 è il codice della conferenza, XXXXXXX è il numero PIN della conferenza ed è sempre composto da sette cifre;
• Gli utenti esterni devono chiamare il numero di telefono locale fornito via email.

Per accedere alla conferenza:

• Chiamare il numero di telefono fornito;
• Gli utenti esterni devono inserire il numero PIN della conferenza fornito via email;
• Tutti gli utenti devono pronunciare il loro nome, dopo possono accedere alla conferenza. Gli altri utenti vengono avvisati quando gli utenti “solo audio” sono connessi o disconnessi.

10. 
    

    Invitare partecipanti alla videoconferenza (disponibile solo per gli utenti PBX)

È lo stesso menu che viene visualizzato quando si invitano i partecipanti e si pianifica una conferenza, con l’aggiunta di:

• Fare clic sull’icona del telefono accanto ad ogni nome per chiamare le singole persone;
• Fare clic sull’icona del telefono sopra ai nomi per chiamare tutte le persone della conferenza (si può disabilitare la checkbox vicino ai nomi dei partecipanti a cui questa azione non deve essere applicata);
• Fare clic sull’icona busta vicino al nome per invitare nuovamente il partecipante;
• Fare clic sull’icona busta sopra ai nomi per inoltrare nuovamente l’invito a tutti (si può disabilitare la checkbox vicino ai nomi dei partecipanti a cui questa azione non deve essere applicata);
• Fare clic sull’icona X di fianco al nome per rimuovere il partecipante (è possibile solo per l’organizzatore della conferenza);
• Fare clic sull’icona X sopra ai nomi per eliminare tutti i partecipanti (è possibile solo per l’organizzatore della conferenza, si può disabilitare la checkbox vicino ai nomi dei partecipanti a cui questa azione non deve essere applicata);

11. 
    

    Uscire dalla videoconferenza

Ulteriori controlli sono situati nella parte in basso a destra dello schermo:

1. Mute e rimuovere partecipanti (disponibile solo per l’utente che ha creato la conferenza)
2. Fare clic sulla freccia a destra per nascondere / mostrare all’utente foto / video personali e di altri partecipanti.

Rilevazione degli altoparlanti e allocazione video

Il sistema rileva automaticamente quale partecipante sta parlando al momento e visualizza la sua immagine / anteprima video (allocazione video dinamica, immagine 2) / anteprima di condivisione del collegamento / anteprima di condivisione dello schermo.

Nel caso in cui diversi partecipanti stiano parlando, possono essere visualizzate due schermate di anteprima a mezza dimensione (immagine 1).

Puoi decidere quale schermata desideri visualizzare a grandezza intera: fai doppio clic sull’anteprima del partecipante / sull’anteprima della condivisione dei collegamenti / sull’anteprima di condivisione dello schermo per visualizzarla a grandezza intera.

Per abilitare nuovamente l’allocazione video dinamica, fai clic su Allocazione video dinamica.

Finire ed eliminare una videoconferenza

1. Cliccare “Crea una conferenza” nella parte alta sinistra dello schermo, vicino a Recents;
2. Cliccare X per eliminare la conferenza.

Indicazioni qualità connessione

Passare il cursore del mouse sull’immagine di un partecipante per visualizza un riquadro con:

• Bitrate;
• Percentuale packet loss;
• Risoluzione;
• Frame rate
• … Altri dati

Dispositivi aggiuntivi

Wildix offre dei dispositivi per migliorare l’efficacia e l’efficienza delle videoconferenze: Ubiconf-Voice e Ubiconf-Huddle.

Ubiconf-Voice è un vivavoce adatto alle grandi sale riunione con molti partecipanti.

Caratteristiche:

• Plug&Play;
• Connessione al PC via USB;
• Connessione a smartphone via Bluetooth;
• Tempo di conversazione: 4 ore;
• Tre microfoni integrati con copertura a 360°;
• Distanza di ricezione: fino a 4 metri;
• Utilizzo: ubiconf videoconference, Mobile Apps for iOS / Android, WP600AXX, W-AIR150.

Ubiconf-Huddle è una soluzione Plug & Play per sale riunioni di piccole dimensioni, spesso chiamate huddle rooms, in cui 3-5 persone si riuniscono per un breve periodo.

Caratteristiche:

• Webcam HD (1080p) con angolo di 120° per un’inquadratura grandangolare;
• Non serve nessuno scomodo telecomando, tutti i partecipanti nell’inquadratura;
• Microfono a 360°;
• Un solo cavo USB per alimentare il dispositivo e per trasmettere i dati;
• Trasportabile ovunque grazie alla sua comoda custodia