Hai un centralino telefonico ma ricevi troppe chiamate sulla stessa linea oppure i clienti vogliono sapere sempre le stesse informazioni? Scopri come gestire le chiamate dei clienti grazie alle code e i vantaggi che possono portare alla tua azienda!
Che cos’è la coda di chiamata ?
Le code di chiamata permettono di mettere in attesa i clienti che chiamano il centralino e ai collaboratori di rispondere quando sono disponibili.
Intervengono svariate regole quando l’attesa è più lunga del previsto, quando nessun operatore in quel momento può rispondere o nel caso in cui dovesse rispondere un operatore diverso.
Configurando diversi parametri, la gestione della coda con risponditore automatico può essere completamente personalizzata e studiata ad hoc per la tua azienda, e per ottimizzare i processi di comunicazione con il cliente.
Come funziona la coda di chiamata ?
La coda di chiamata funziona quando un cliente chiama il centralino cloud; se la coda è abilitata, la chiamata viene messa in attesa, insieme ad altri clienti che hanno già chiamato e stanno aspettando.
Mentre i clienti sono in coda, intanto, in base alle regole impostate, squilla il telefono degli operatori che risponderanno in base alla loro disponibilità.
Le chiamate in coda possono essere gestite in vari modi, ad esempio possono essere deviate a tutti i telefoni degli operatori addetti alla risposta, a rotazione oppure a un singolo operatore addetto alla risposta selezionato precedentemente.
Personalizzazione della coda di chiamata
Le code di chiamata possono essere personalizzate per garantire al cliente un’esperienza su misura in base alle sue esigenze e a quelle aziendali:
- Incrementa la gestione della coda di chi chiama, aggiungendo una musica di attesa personalizzata o un messaggio a tua scelta, mentre l’utente sta aspettando in coda.
- Imposta un messaggio di attesa personalizzato, direttamente nel momento in cui si attende nella coda di chiamata.
- Scegli il tempo della durata della coda.
- Lascia la disponibilità a chi non può attendere in coda, di registrare un messaggio in segreteria.
- Consenti a chi chiama di riagganciare e ricevere una chiamata di “callback”.
- Consenti al sistema di impostare un numero massimo di chiamate che possono restare in stato di attesa.
- Consenti di dare priorità alle chiamate di una coda rispetto ad un’altra.
Vantaggi della gestione code
La gestione delle code porta numerosi vantaggi alla tua realtà aziendale, garantendo un metodo di risposta più corretto e indirizzando immediatamente le chiamate alle giuste persone, non “abbandonando” i clienti anche se gli operatori sono occupati.
Essendo un sistema completamente personalizzabile si può adattare a qualsiasi azienda, facendo aumentare l’immagine aziendale, rendendo piacevole l’attesa con messaggi e musiche personalizzate.
